A WinAmort eszköznyilvántartó rendszer és a Pénzszám kapcsolata

 

 

1.        Beállítások, a két rendszer összekapcsolása

A WinAmort rendszer feltelepítése után a Pénzszámmal kapcsolt használatához az alábbi beállításokat kell végrehajtani, az itt leírt sorrendben

1.1         A Pénzszám-WinAmort összekapcsolása

A Pénzszám program 'Eszköznyilvántartás \  Adatfogadás, beállítások'  menüpontjának 'Általános beállítás' ablakában meg kell adni annak a könyvtárnak a nevét, ahová a WinAmort program telepítve lett, majd a 'Mentés' gombbal érvényesíteni.

 

 

Ezt a beállítást elegendő egyszer végrehajtani (bármely cégbe belépve), mert minden cégre vonatkozik ami a Pénzszámban van. Beállításához a) jogosultság szükséges (jogosultság jelöléseket lásd a Függelékben)

1.2         Cég előkészítése a Pénzszámban

Minden olyan cégben amit kapcsolni akarunk az eszköznyilvántartó rendszerhez (továbbiakban: kapcsolt cég) fel kell venni egy új partnert, ami az adott cég adatait tartalmazza és ebben az Adószám mezőt ki kell tölteni. Ezután a rendszerbeállítások Egyéb2 ablakban meg kell adni ezt a partnert, mint a céget leíró adatot.

 

 

Ha ez a beállítás eddig is létezett, az eszköznyilvántartó kapcsolat miatt nem kell új partnert felvenni, lényeg hogy a kijelölt partnerben meg legyen adva a cég adószáma. Ennek az a jelentősége, hogy a WinAmort rendszerben az adószám azonosítja az céget, és ennek mindkét rendszerben azonosnak kell lennie.

1.3         Cég létrehozása a WinAmort-ban

A WinAMort programban is létre kell hozni a kapcsolt cégek eszköznyilvántartó rendszerbeli megfelelőjét, ügyelve a név és az adószám kitöltésére. A létrehozáskor még NE vigyünk fel törzs vagy bármilyen adatot a WinAmortba, ezek jó részét a Pénzszámból át lehet vinni egy későbbi lépésben.

1.4         Pénzszám cég és WinAmort cég összekapcsolása

A Pénzszám program ' Eszköznyilvántartás \  Adatfogadás, beállítások'  menüpontjának 'Cég beállítás' ablakában ki kell választani a kapcsolt céget:

 

 

A cég kiválasztásához vagy a kapcsolat törléséhez a) jogosultság szükséges.

 

Ugyanebben az ablakban most (vagy később bármikor) bejelölhetők azok a főkönyvi számok és forgalomtípusok is, amelyek kiváltják új bizonylat rögzítésekor az automatikus eszközrögzítést (részletesen lásd  3. pont). A beállításához d) vagy a) jogosultság szükséges.

 

 

A beállításokat a 'Mentés' gombbal érvényesíteni kell.

 

1.5         Törzsadatok átvitele Pénzszámból az eszköznyilvántartóba.

A WinAmort program az alábbi törzsadatokat kezeli:

Ezek közül szállítók és a számlatükör adatok egyértelműen megfeleltethetők a Pénzszámban lévő partnertörzs és főkönyvi számlatörzs adatoknak, így ezek átmásolhatók a Pénzszámból a WinAmortba, és ott nem kell kézzel rögzíteni.

A felelősök, költségviselők és telepek törzsadatoknak a Pénzszámban nincs egyértelmű megfelelője, de ha egyes gyűjtőcsoportok megfelelnek ezeknek a fogalmaknak, akkor ezek adatai is átmásolhatók. Az adatok átadása a Pénzszám program ' Eszköznyilvántartás \  Adatfogadás, beállítások'  menüpontjának 'Törzsadat kezelés' ablakában történik:

 

 

A lehetséges gyűjtőcsoportok hozzárendelése után be kell jelölni hogy mely adattípusok másolódjanak át, majd indítani a 'Kezdeti feltöltés'-t. A kezdeti feltöltés azt jelenti, hogy a kijelölt adatokkal az eszköz rendszerben lévő törzsadatok lecserélődnek a Pénzszámból. Ezt csak addig lehet végrehajtani, amíg nincsenek eszközadatok rögzítve (vagyis 'üres' a cég)

 

A későbbiek során (amikor már nem üres a cég) a 'Frissítés' funkcióval lehet adatokat átadni az eszköznyilvántartó felé. A frissítéskor csak azok a törzsadatok másolódnak a Pénzszámból, amik még nincsenek benne az eszköz rendszerben.

 

Az adatátadáshoz c) vagy a) jogosultság szükséges.

 

 

Ha mindezeket a beállításokat megtettük, a megkezdhető a Pénzszám és a Winamort párhozamos használata

 

2.        WinAmort indítása közvetlenül a Pénzszámból

A sikeres beállítások után az eszköznyilvántartó rendszer indítható a Pénzszám 'Eszköznyilvántartás \ WinAmort rendszer indítása' menüpontból is. Szükséges jogosultság b) vagy a) .

Az eszköznyilvántartóban automatikusan az a cég fog megnyílni, ami az 1.4 pontban hozzá lett rendelve főkönyvi céghez.

 

3.        Eszközrögzítés automatikus indítása

Egy új beépített szolgáltatás a Pénzszámban, hogy új szállító / pénztár / vegyes forgalom rögzítésekor ha van a tételek között kijelölt főkönyvi számokra forgalom, a bizonylat tárolásakor behívódik az eszköznyilvántartó rendszer 'Eszköz rögzítése' funkció.

 

 

Az eszköz adatlapra átíródik a főkönyvi bizonylatból a

 

Ha az eszköz rögzítés első képernyőjéből mentés nélkül kilépünk, az eszköznyilvántartóban nem történik adattárolás, és visszatér Pénzszám képernyő. Ha mentjük az eszközt, elindul az 'Aktiválás' funkció is, és annak befejezése után tér vissza a Pénzszám képernyő.

 

Az eszköz mentése esetén a pénzszámos bizonylat tételének megjegyzésébe visszaíródik az új eszköz leltári száma.

 

Ha a főkönyvi bizonylaton több olyan tétel van ami eszközrögzítést igényel, mindegyikre egymás után meghívódik az új eszköz rögzítése.

 

Az automatikus hívásnak a következő előfeltételei vannak

Ha ezek közül bármelyik nem teljesül, az eszközrögzítés nem indul el. Ettől függetlenül természetesen az eszköznyilvántartóban külön rögzíthető az eszköz, csak nem ebben a munkafolyamatban.

 

Aktív folyamatos vírusvédő program használata esetén előfordulhat hogy a feltételek teljesülése esetén sem indul az automatikus eszközrögzítés. Ennek kiküszöbölése rendszergazdai feladat. 

 

 

4.        Főkönyvi feladás és fogadása

4.1         Főkönyvi feladás az eszköznyilvántartóból

A WinAmort főkönyvi feladásának előkészítése és kezdeményezése a programhoz kapott leírásban megtalálható. Itt azt a részt tárgyaljuk, miként kell a feladási adatokból olyan küldeményt létrehozni, ami a Pénzszámba majd beolvasható.

A WinAMort könyvelési feladás funkció ide vonatkozó képernyője:

 

 

Adatok megadása:

ˇ         Bizonylat kelte : ezzel a dátummal fog a főkönyvi bizonylat elkészülni a vegyes naplóban

ˇ         Ráfordítás számla: ahová a kivezetéseket könyvelni kell

 

A Feladás elkészítése gombra kattintva készül el a küldemény, ezután át kell lépni a Pénzszámba és ott beolvasni.

 

4.2         Feladás fogadása a Pénzszámban

A Pénzszám program ' Eszköznyilvántartás \  Adatfogadás, beállítások'  menüpontjának 'Adatfogadás' ablakában végezhető el a feldolgozás.

 

 

Meg kell adni vagy ki kell választani a feldolgozandó filet (amit a WinAMort készített). Ha a 'Csak teszt...' be van kapcsolva, a küldemény csak ellenőrzésre kerül.

A feldolgozás során folyamatosan üzenetek látszódnak a képernyőn a munka menetéről, majd megjelenik egy összegzés a feldolgozásról:

 

 

 

A lista alján látható hány hibás ill. hibátlan bizonylat van. Ha van hibás, akkor a 'Naplófile megnyitása' gombra kattintva meg kell nézni a részletes naplót, amiben tételesen felsorolva szerepelnek a hibaüzenetek, pl. így:

 

 

Javasoljuk hogy minden esetben előbb ellenőrizzék a küldeményt. Erre azért van szükség, mert ha van hibás és jó bizonylat is a feladásban, nehézkes kinyomozni mi az ami nem ment be, mit kell újra feladni vagy kézzel könyvelni. Ha van hiba a feladásban, akkor az eszköznyilvántartóban célszerű javítani, majd az egész feladást újra elkészíteni. Hibaként jellemzően főkönyvi szám beállítási problémák adódhatnak, az eszköz rendszerben csak a számok vannak benne, a főkönyvi paraméterezésük nem. 

 

 

 

Függelék: Jogosultság rövidítések kifejtése